Adjoint exécutif
Canada
  • Localisation :
  • Années d'expérience : 6 à 9 ans
  • # Open Position : 1

Descriptif mission : Raison d’être:

L’adjoint exécutif apporte un soutien à la haute direction et à leurs équipes respectives en ce qui a trait aux activités tactiques et stratégiques de l’organisation. Il pourra être appelé à remplacer (temporairement) un membre de la direction au besoin et ainsi, agir en son nom.



Rôle et responsabilités

Communications:

Maintenir des communications continues avec les intervenants impliqués des différents projets (clients, membres de la direction, partenaires, etc.);
En collaboration avec la direction gérer les communications hebdomadaires à l’ensemble des employés (élaborer, rédiger, transmettre).
En concordance avec la stratégie de communication, élaborer et mener à bien des campagnes de communication pour promouvoir nos différents événements, programmes et initiatives.
Assurer la fluidité de l'information au sein de l'entreprise;
Avec la coordination de la maison mère, créer des affichages corporatifs (LinkedIn par exemple) avec du contenu spécifique en Amérique du Nord.



Logistique et support aux opérations:

Gérer, filtrer et rediriger au besoin les appels téléphoniques ou courriels adressés à la haute direction;
Gérer l’emploi du temps de la haute direction en fonction des priorités organisationnelles;
Supporter les dirigeants en assurant la bonne planification et préparation des rencontres de ceux-ci
Coordonner les voyages d’affaires et gérer la politique s’y rattachant;
Coordonner la logistique des réunions et rencontres avec les clients (réserver les salles, préparer l’ordre du jour, accueillir les clients, etc.);
Assister aux diverses réunions de gestion, fournir une transcription détaillée de celles-ci. Dans certains cas, sera appeler à représenter les dirigeants.
Gérer le processus des accès clients (badges (carte d’accès), comptes utilisateur)
Gérer les baux, les bâtiments et les achats qui y sont reliés
Rassembler et analyser les informations concernant les KPI définis, mettre à jour les tableaux de bord, les présentations et préparer des rapports synthèse


Volet financier:

Surveiller les coûts et les dépenses pour supporter la préparation du budget;
Compléter les comptes de dépenses de la haute direction ;
Coordonner le recouvrement des fonds ($) dans le processus de facturation (arriérage) ;
Effectuer la demande, le suivi et les demandes de remboursement pour les subventions ;


Supports aux activités corporatives:
• Coordonner diverses activités et événements spéciaux;
• Piloter et gérer des projets exécutifs en respectant les objectifs et les résultats



Interface corporative et clients:
Gérer la logistique entourant la préparation de toutes documentations / présentations / soumissions selon les échéanciers des projets;
Concevoir graphiquement (au besoin) les documents administratifs et les présentations aux clients;
Rédiger (traduction, correction et mise en page) et finaliser les documents à livrer en veillant à la qualité et l’uniformité;
S’assurer que la documentation traitée par la haute direction répondre aux exigences du client et aux normes de qualité de l’entreprise;
S’assurer d’un système de classement électronique de la documentation pour un accès facile à tous les intervenants;
Créer un système de gestion des rencontres des clients à long terme.
Comprendre les exigences des normes AS 9100 relatives aux responsabilités prévues à ce poste. Respecter les procédures du SMQ de l’entreprise et y appliquer les outils lors de la réalisation des tâches.

Profil recherché : Habiletés et compétences requises:

Exigées
Aptitudes à créer et réviser des documents et des présentations de niveau exécutif;
Très grande rigueur, souci du détail, confidentialité et discrétion;
Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers à la fois;
Faire preuve d’initiative, de créativité et d’autonomie;
Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles à tous les niveaux.
Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et l’écrit


Supervision de personnel:
Aucune

Caractéristiques/conditions particulières de l’emploi:
Travail sur ordinateur / travail de bureau


Outils, équipement et logiciels utilisés:

Exigées
Maitrise avancée de Microsoft Windows suite Office (Word, Excel, Powerpoint)

Optionnel
Connaissance du processus de subventions (Atout)

  • Disponibilité : Jour ; Permanent
  • Langues : Anglais ; Français
  • Diplômes : CERTIFICAT
  • Software :

Postuler
logo
Vous souhaitez postuler à cette offre ?

Pour postuler sur cette offre, veuillez vous connecter ou vous inscrire.